Số hóa dữ liệu là gì?

Số hóa dữ liệu là bước đầu của chuyển đổi số, có vai trò thay đổi dữ liệu truyền thống trên giấy, analog sang dạng kỹ thuật số, và được lưu trữ trên máy chủ hay nền tảng đám mây.

Khi số hóa, toàn bộ thông tin đều không bị thay đổi, đơn giản nó chỉ được chuyển định dạng sang kỹ thuật số. Ví dụ như quét một bài báo cáo trên giấy sang dạng PDF, nội dung và những thông tin trong bài báo cáo vẫn nguyên vẹn không bị thay đổi.

Hệ thống số hóa dữ liệu gồm có 03 nhân tố chính cấu thành đó là: thiết bị, phần mềm và dịch vụ số hóa, trong đó:

Thiết bị: hệ thống các máy quét, những thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin Phần mềm: hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới các dạng text, word, excel, pdf, báo cáo thống kê,… Dịch vụ số hóa: những thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin, cung cấp, cho thuê máy quét, dịch vụ nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu, dịch vụ BPO.

Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu

Thực tế đã cho thấy, mỗi doanh nghiệp đều có khối lượng lớn dữ liệu. Đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, thì dữ liệu lại càng đồ sộ hơn, khiến cho việc quản lý trở nên khó khăn. Lúc này, số hóa dữ liệu có ý nghĩa rất lớn với các doanh nghiệp, giúp giải quyết những vấn đề liên quan.

Thu gọn không gian lưu trữ dữ liệu

Nếu lưu trữ dữ liệu theo phương pháp truyền thống trên giấy tờ thì mỗi doanh nghiệp đều phải dành ra một phòng kho để lưu trữ. Dữ liệu càng nhiều thì số lượng phòng cũng vì thế mà tăng theo, gây lãng phí văn phòng, và chi phí thuê. Ngoài ra, các doanh nghiệp không thể thường xuyên lau dọn được và cùng với sự tác động của môi trường, dẫn đến việc một số dữ liệu cần lưu trữ dài hạn bị tổn hại.

Dễ dàng chia sẻ, tra cứu thông tin

Số hóa dữ liệu giúp việc tra cứu, truy xuất thông tin của doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng hơn vì dữ liệu được sắp xếp theo cấu trúc nhất định. Việc chia sẻ thông tin dữ liệu cũng được đơn giản hóa, gỡ bỏ được rào cản về không gian, thời gian thông qua việc gửi fax hay email, tiết kiệm được thời gian và chi phí vận chuyển.

An tâm về vấn đề bảo mật

Phương pháp lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số đảm bảo an toàn bảo mật hơn phương pháp thông thường. Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ có thể quản lý từ xa, được lập trình hệ thống bảo mật cao, không có khả năng bị thất lạc dữ liệu. ngoài ra, những người sử dụng phương pháp số hóa dữ liệu cũng có thể thêm lớp bảo mật như mã hóa thiết bị của mình.

Tiến đến chuyển đổi số

“Số hóa là bước đầu tiên của quá trình chuyển đổi số”, tại sao lại có nhận định như vậy? Bởi số hóa chỉ đơn giản là áp dụng công nghệ, sử dụng yếu tố kỹ thuật để chuyển đổi thông tin, dữ liệu, thay thế cách làm việc giấy tờ truyền thống. Còn chuyển đổi số là ứng dụng dữ liệu đã được số hóa thay đổi toàn diện phương thức làm việc, quy trình của cả doanh nghiệp. Chuyển đổi số cần ý chí của lãnh đạo và sự đồng thuận của toàn bộ nhân viên.

Quy trình số hóa dữ liệu giúp hoạt động truy xuất thông tin dễ dàng, tối ưu được quá trình vận hành,… đã trở thành bước đệm ban đầu và cũng là quan trọng nhất để doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số.